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    Virtuelles Gipfeltreffen

    K3 setzt internationales Event mit 500 Topmanager*innen um

    Wie kann man eine dreitägige Gipfelkonferenz mit 500 Teilnehmern aus Asien, Amerika, Europa und Australien komplett virtuell umsetzen – und zwar so, dass alle Inhalte vermittelt werden, dabei aber auch die Emotionen, das Wir-Gefühl und das Networking nicht zu kurz kommt?

    Diese Herausforderung hat uns unser Kunde KION Group gestellt. Der MDAX-notierte Stapler- und Lieferketten-Konzern führte seinen „Executive Summit 2021“ mit 500 Topmanager*innen komplett virtuell um – und setzte dabei bei der Technik auf die K3 Agency.

    Authentisch, nahbar, hochprofessionell

    Ein virtuelles Event wie eine Fernsehshow: Der KION Supplier Day

    Schon zum zweiten Mal hat die KION Group ihren „Supplier Day“ – die Jahresversammlung der wichtigsten Zulieferer-Firmen – virtuell durchgeführt. Nach einem Jahr Pandemie und Online-Meetings war klar: Das muss etwas besonderes werden. Und das ist es auch geworden!

    Die Location

    Ein virtuelles Event vor einer weißen Wand war vielleicht ganz zu Beginn der Corona-Pandemie denkbar. Aber inzwischen gilt auch bei Online-Events: Die Location muss stimmig sein und Atmosphäre vermitteln. Der weltweit führende Anbieter für Gabelstapler, Lagertechnik und Supply-Chain-Lösungen KION Group, hat sich für eine Lagerhalle entschieden – ein authentisches Umfeld, das für die Übertragung zusammen mit Zibert + Friends [live] in ein temporäres Studio verwandelt wurde.

    Der Ablauf

    Während die Zuschauer (die Lieferanten) vor Computerbildschirmen saßen, waren die Redner so gut wie alle im Studio vor Ort – wer das nicht einrichten konnte, wurde wie beim Fernsehen zugeschalten. Bei der zweistündigen Digitalshow wurde immer wieder zwischen Live-Moderation, Interviews, Award-Verleihung, Video-Beiträgen und Podiums-Diskussionen gewechselt. Dafür waren in der Location zwei komplette Sets vor den Kameras aufgebaut worden: Ein Stehtisch mit Barhockern, an dem einzelne Redner sprechen konnten – und eine Talk-Area mit Loungesesseln für die Gespräche mit mehreren Teilnehmern.

    Die Technik

    Die rund 400 Zuschauer kamen von 250 unterschiedlichen Unternehmen – den Top-Lieferanten der KION Gabelstapler-Sparte. Für die Technik war das eine Herausforderung – denn natürlich haben nicht alle dieselbe Software-Ausstattung. Für uns bei K3 Agency war deshalb klar: Wir müssen Tools verwenden, die auch jedem Gerät (ob Handy, Desktop-PC oder Tablet) funktioniert und für alle leicht zu bedienen sind. Deshalb haben wir auf bewährte Microsoft-Produkte gesetzt: MS Forms für das Teilnehmermanagement und MS Teams Live für die Übertragung des Events.

    Das Look & Feel

    Die Professionalität eines Events zeigt sich oft in den vermeintlichen Kleinigkeiten – zum Beispiel an den Übergängen zwischen einzelnen Event-Formaten. Dafür haben wir von K3 Agency kurze Video-Einspieler produziert: Im erfrischenden, zeitgemäßen Look, unterlegt mit aktivierenden Sounds. Die Visualisierung, eine modern-elegante Interpretation von ineinandergreifenden Zahnrädern, unterstrich die im besten Sinne des Wortes eingespielte Zusammenarbeit des Unternehmens mit seinen Lieferanten.

    Das Feedback

    „Das war ein großartiges, sehr interaktives Event“, schrieb ein Teilnehmer später als Feedback: „Ich hatte fast den Eindruck, eine hochprofessionelle Fernsehshow zu verfolgen.“ Das war nicht nur eine Einzelmeinung. In einer Umfrage unter allen Teilnehmenden wurde das virtuelle Event mit 4,67 von 5 möglichen Punkten bewertet – ein fantastisches Ergebnis.

    Die wichtigsten Entscheidungen:

    Die Erwartungen waren hoch, denn KION Kommunikationschef Michael Hauger hatte zuvor selbst an einigen Digitalevents teilgenommen, die ihn allerdings enttäuscht hatten:

    „Vieles kam aus der Konserve, war langatmig inszeniert oder die Technik streikte. Ich wusste: Wir dürfen nicht versuchen, unser physisches Event 1:1 ins Virtuelle zu übersetzen.

    Sondern wir müssen neu denken.“ Neu denken? Können wir!

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