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    Virtuelles Gipfeltreffen

    K3 setzt internationales Event mit 500 Topmanager*innen um

    Wie kann man eine dreitägige Gipfelkonferenz mit 500 Teilnehmern aus Asien, Amerika, Europa und Australien komplett virtuell umsetzen – und zwar so, dass alle Inhalte vermittelt werden, dabei aber auch die Emotionen, das Wir-Gefühl und das Networking nicht zu kurz kommt?

    Diese Herausforderung hat uns unser Kunde KION Group gestellt. Der MDAX-notierte Stapler- und Lieferketten-Konzern führte seinen „Executive Summit 2021“ mit 500 Topmanager*innen komplett virtuell um – und setzte dabei bei der Technik auf die K3 Agency.

    Die Erwartungen waren hoch, denn KION Kommunikationschef Michael Hauger hatte zuvor selbst an einigen Digitalevents teilgenommen, die ihn allerdings enttäuscht hatten:

    „Vieles kam aus der Konserve, war langatmig inszeniert oder die Technik streikte. Ich wusste: Wir dürfen nicht versuchen, unser physisches Event 1:1 ins Virtuelle zu übersetzen.

    Sondern wir müssen neu denken.“ Neu denken? Können wir!

    Die wichtigsten Entscheidungen:

    Bewährte Tools:

    Statt auf eigens programmierte Software haben wir auf ein bewährtes Programm gesetzt, das im Home-Office täglich reibungslos funktioniert und inzwischen jeder beherrscht: Zoom.

    Niedrige Hürden:

    Jeder Teilnehmer bekam per E-Mail eine PDF-Datei mit einer individualisierten Agenda. Hier brauchte man nur auf den jeweiligen Link zu klicken, schon war man mittendrin im Event.

    Kurzweilige Formate:

    Jeder Redebeitrag, selbst der des Vorstandsvorsitzenden, durfte maximal sieben Minuten dauern. Und es gab viel Abwechslung: Vom kurzen Talk über Impulsvorträge, Newsflashs und Award-Zeremonien.

    Kompakte Dauer:

    Die Hauptformate dauerten an drei aufeinanderfolgenden Tagen jeweils nur zwei Stunden, zur europäischen Mittagszeit. So konnten sich auch die amerikanischen und asiatischen Teilnehmer während der regulären Arbeitszeit einwählen

    Breakout-Sessions:

    In 80 Workshops, von denen bis zu acht parallel zueinander geschaltet waren, diskutierten die Teilnehmer in kleinen Gruppen engagiert über Spezialthemen.

    Live-Atmosphäre:

    Nichts wurde vorab aufgezeichnet, alles war live. Dass beim einen oder anderen Teilnehmer mal das Mikro streikte, machte das Format lebendig und authentisch.

    Professionelle Moderation:

    Ein Moderator führte unterhaltsam durch das Programm – und sorgte dafür, dass sich alle 80 aktiven Redner vor ihrer Kamera im Homeoffice an die vereinbarten Zeiten hielten.

    Persönlicher Touch:

    An den Vor- und Nachmittagen brachten sich die Teilnehmer selbst ein, gaben einander virtuelle Kochkurse oder spielten zuhause in ihrem Wohnzimmer ein Klavierstück für die Kollegen.

    Unterhaltsame Pausen:

    Hier traten internationale Straßenmusiker auf, die ganz besonders unter den Corona-Einschränkungen leiden: Mal spielte eine Band live aus dem New Yorker Central Park, mal Künstler aus Dublin oder Paris.

    Virtuelles Networking:

    In kleinen „Fireside-Chats“ konnten sich die Teilnehmer mit den Vorständen zum Small-Talk treffen – auf einem der zugeschalteten Zoom-Bildschirme loderte ein Kaminfeuer.

    Technische Stabilität:

    Ein siebenköpfiges Support-Team sorgte im Hintergrund dafür, dass alle Live-Schalten klappten und die Software immer stabil lief. Alle Redner waren im Vorfeld individuell im Umgang mit den Tools geschult worden.

    Das Ergebnis

    Der virtuelle Summit hat die Erwartungen an ein digitales Event nicht nur erfüllt, sondern übertroffen . Und das Schönste: Er hat in Zeiten des Social Distancing für eine ungeahnte Nähe zwischen den Teilnehmern gesorgt. Eine Teilnehmerin meldete sich beim abschließenden Q&A zu Wort und bedankte sich dafür, dass sie nach vielen Monaten erstmals wieder das Erlebnis gehabt hatte, Teil einer großen Gemeinschaft zu sein. Ein anderer scherzte, die Konferenz sei wohl „die Vorstufe zum Beamen“ gewesen.

     

    Wir sind stolz darauf, den „Executive Summit 2021“ für KION mitorganisiert zu haben!

    Projektleistungen

     

     

     

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